LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, con Nit. Nro.890.003.857-8 atendiendo
lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 ; el decreto 1377 de 2013 y el Capitulo 25
del Decreto Único 1074 de 2005, Y mediante las cuales se establecen las
disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el
derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o
archivos así como el derecho a la Información; por lo tanto, LA ALIANZA
FRANCESA DE ARMENIA en cumplimiento de sus obligaciones legales y
consciente de su estado de responsable del tratamiento de datos de carácter
personal que le asiste, establece su POLÍTICA INSTITUCIONAL DE
INFORMACIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES en aras de dar efectivo
cumplimiento a dicha normativa y en especial para la atención de consultas y
reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y
administre ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA , política que se rige bajo los
siguientes parámetros.
1. OBJETO.
LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA , en atención a lo dispuesto en la Ley
1581 de2012; el decreto 1377 de 2013 y Capitulo 25 del Decreto Único 1074
de 2005, conforme las Políticas internas de la empresa, orientadas al adecuado
tratamiento y administración de la información y datos personales de los
estudiantes, proveedores, directivos, empleados, terceros y demás personal
relacionado con nuestros servicios, ha diseñado la presente Política de Manejo de
la Información de carácter personal y bases de datos en la cual se informa, se
describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que se tiene
acceso en el desarrollo del objeto social de la empresa y la cual se obtiene por
cualquier medio como puede ser entre otros, a través de nuestro sitio web,
mensajes de datos, correo electrónico, información física (formatos, cartelera de
información de la empresa, cartas), mensajes de texto, mensaje de voz, llamadas
telefónicas, verbalmente, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro
se desarrollen, así como por intermedio de terceros que participan en nuestra
relación comercial, laboral o legal con todos nuestros estudiantes, empleados,
proveedores y demás personal vinculado a través de relaciones comerciales,
laborales o legales con la empresa ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA.
2. MARCO LEGAL
-Constitución Política, artículos 15 y 20.
-Ley 1581 de 2012.
-Decreto 1377 de 2013
-Capitulo 25 del Decreto Único 1074 de 2005.
3. DEFINICIONES
Conforme la Ley 1581 de 2012; decreto 1377 de 2013 y el Capitulo 25 del
Decreto Único 1074 de 2005, para los efectos de la presente Política de Manejo
de Datos y en aras de una mayor información para los usuarios, se puntualizan los
siguientes conceptos:
-AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
-AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el
Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales,
mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de
Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las
mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
-BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
-DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
-DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible al cual
se puede acceder libremente. Son considerados datos públicos, entre otros, los
datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad
de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos
pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas
que no estén sometidas a reserva.
-DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales
como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido
político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos
biométricos.
-ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos
personales por cuenta del Responsable del Tratamiento
-RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o
el Tratamiento de los datos.
-TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento.
-TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, modificación,
circulación o supresión.
-TRANSFERENCIA: Actividad realizada cuando el Responsable y/o Encargado el
Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los
datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se
encuentra dentro o fuera del país.
-TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de
los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga
por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del
Responsable.
4. DEPENDENCIAS RESPONSABLE DEL CONTACTO, USO,
CONSERVACIÓN Y MANEJO DE LOS DATOS PERSONALES.
LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, es responsable del manejo y
conservación de los datos personales de los clientes, proveedores, prestadores de
servicios, personas naturales y/o jurídicas, trabajadores y terceros, con los cuales
tenga alguna relación comercial, laboral o legal. En ese orden, para dar mayor
claridad sobre las dependencias de la empresa que tienen contacto con las bases
de datos, se establece que las áreas con manejo de las bases de datos, para los
fines descritos a continuación son:
– Área Académica
– Área de cultura
– Área Administrativa
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES FRENTE
A LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA.
Los titulares de los datos personales que están a cargo de ALIANZA FRANCESA
DE ARMENIA tienen derecho a:
a. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en
cualquier momento frente a ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA. , respecto a los
datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos
que induzcan a error.
b. Derecho a solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada a
ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA para el tratamiento de los respectivos datos
personales.
c. Derecho a ser informado por LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA. , previa
solicitud del titular de los datos o de su representante, respecto del uso que le ha
dado a los mismos.
d. Derecho a presentar las quejas cuando considere que se ha hecho un mal o
erróneo manejo de sus datos personales.
e. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato
cuando considere pertinente.
f. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que
Voluntariamente que decida compartir con ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA
g. Derecho a que se conserve y archive en forma segura y confiable los datos
Personales recepcionados.
h. Derecho a conocer mediante la web de LA ALIANZA FRANCESA DE
ARMENIA, la política de manejo de datos personales y tener acceso al funcionario
encargado del manejo de datos personales a través del correo
culturarmenia@alianzafrancesa.org.co.
6. DEBERES DE LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, COMO
RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES.
LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, en cumplimiento de los parámetros
legales y constitucionalmente establecidos, reconoce que los datos personales
son propiedad de los titulares y en aras del respeto por los mismos, se permite
informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento de
dichos datos:
-LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, deberá informar de manera clara y
expresa a sus clientes, trabajadores, proveedores y terceros en general de
quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los
mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para lo cual, informará a los mismos el
respectivo tratamiento de que se trate, a través de medios como el envío de
mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través del sitio web de
LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, y otros medios que a futuro se
implementen.
– LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, en todos los casos en los que se
recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los
titulares respecto a sus datos, y conservar prueba de la autorización otorgada por
los titulares.
– La empresa debe informar la identificación, dirección electrónica y teléfono de la
persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los
cuales se podrá tener la página web de LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA ,
y el respectivo correo electrónico.
– LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, deberá garantizar en todo tiempo al
titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y
de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o
repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y
tramitar consultas.
-La empresa, deberá informar al titular que cuando se trate de datos sensibles no
está obligado a autorizar su tratamiento.
-LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, deberá informar a los titulares, que
estos son responsables de mantener la confidencialidad de las contraseñas que
se generen, así como de las actividades que se realicen a través de éstas y
acepta el usuario notificar a LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA.
inmediatamente el uso no autorizado de su(s) contraseña(s), cuenta(s), o
cualquier otra vulneración de la seguridad de la que tenga conocimiento.
– LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, deberá conservar con las debida
seguridad, diligencia y cuidado los registros de datos personales almacenados
para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y
realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos,
cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
7. CASOS EN LOS CUALES LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA., NO
REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER
LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, no requerirá la autorización del Titular
de la información, cuando se trate de:
– Cuando la información sea solicitada a ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA. ,
por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
-Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son
protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
-Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
-En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir
con fines históricos, estadísticos y científicos.
-Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido
a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
8. FINALIDAD DE LA OBTENCIÓN DE DATOS PERSONALES, MANEJO Y
CONSERVACIÓN.
LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA., en cumplimiento de su objeto social y
sus relaciones comerciales, laborales y legales con terceros, entiéndase por estos,
clientes, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; la finalidad de la
obtención de los Datos Personales, es para llevar a cabo diversas finalidades y
usos dentro de los cuales se constituyen entre otros:
-Para la Administración técnica de la página web de la empresa.
-Para la Gestión comercial de clientes de ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA
– Informar acerca de productos, novedades y prestaciones de servicios, procesos,
nuevas líneas y colecciones y, de ser pertinente y necesario, plantear encuestas
respecto a los mismos.
– Hacer invitaciones a nuestros eventos y lanzamientos de productos y o servicios.
-Realizar encuestas de satisfacción, sobre nuestros productos, servicios y
comercialización de los mismos.
-Establecer comunicación directa por diferentes medios (impreso, telefónico,
correos electrónicos, etc.) con los objetivos comerciales asociados a productos y/o
servicios.
– Enviar información sobre promociones y campañas especiales.
-Para efectos de envió, recaudo, despachos y garantías de los productos.
-Autorizaciones para el acceso a los servicios que ofrece la empresa.
-Dar respuesta a requerimientos de autoridades competentes o judiciales.
-Para Procesos de calidad.
-En relación con los trabajadores de LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, los
fines de la información son para comunicados internos, afiliaciones, pagos de
nómina, bases de datos y toda información que se requiera para la ejecución de
los contratos de trabajo y bases de datos para la organización administrativa de la
entidad.
– Para el tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo
físico, electrónico, redes sociales y teléfono), y la constante actualización de datos
de proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y o jurídicas con los
que se tenga LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, alguna relación comercial,
laboral o legal.
– Para toda actividad que considere necesaria acorde la relación comercial, laboral
o legal entablada entre las partes.
9. LA AUTORIZACIÓN
Con la finalidad de dar un cabal cumplimiento a la presente política de Datos
Personales, LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, requiere de manera libre,
previa ,expresa y debidamente informada la autorización por parte de los titulares
de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada
caso que sea posible verificar el otorgamiento de la misma. La cual, podrá constar
en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier
formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas,
tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.
Dicha Autorización, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012; el decreto 1377 de
2013 y el Artículo 2.2.2.25.2.1. de la sección 2ª del Capitulo 25 del Decreto
Único 1074, es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente
información:
-Responsable o encargado de recopilar la información.
-Datos recopilados.
-Finalidades del tratamiento de datos.
-Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección,
actualización o supresión de datos.
10. PROTECCIÓN DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y
ADOLESCENTES
LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA, en el evento hipotético de tener relación
o contacto con menores de edad, manifiesta que el tratamiento, manejo y
conservación de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será
realizado con mayor diligencia y cuidado respectando sus derechos y garantías
constitucionales de acuerdo a lo reglado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto
1377 de 2013, para lo cual siempre se deberá contar con la autorización previa,
expresa e informada del padre o la madre o del representante legal o del
acudiente de la niña, niño o adolescente.
11. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, SOLICITUDES Y PETICIONES
HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS
Todo titular de datos personales que estén bajo responsabilidad de LA ALIANZA
FRANCESA DE ARMENIA., tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes
a la empresa respecto al manejo y tratamiento dado a su información.
Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a LA
ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA , por parte de cualquier titular o sus
causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será
resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será
tramitado bajo la normatividad vigente para el caso.
CONSULTAS
La Política de manejo de la información personal por parte de LA ALIANZA
FRANCESA DE ARMENIA, y los derechos básicos que los titulares de los datos
tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de los siguientes
medios:
-www.alianzafrancesa.org.co
-culturarmenia@alianzafrancesa.org.co
-Personalmente ante nuestras oficinas de atención al público.
-Vía telefónica: (5-7-9)+6 7450670/3108982259
12. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO Y CONSERVACION DE LOS DATOS PERSONALES.
LA ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA tiene la calidad de responsable y
encargado del tratamiento, a través de la presente política se permite informar y
dar a conocer sus datos de identificación:
Razón social: ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA
NIT: 890.003.857-8
Domicilio principal: Calle 6 Norte 16-25 Armenia, Quindío.
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y
reclamos: el área encargada de la coordinación de los sitios web. Correo:
culturarmenia@alianzafrancesa.org.co
La presente Política de Datos Personales, se implementa a los 8 dias del mes de
noviembre de 2016
Cordialmente,
DIRECTOR ALIANZA FRANCESA DE ARMENIA
